Risicomanagement

Hoe scherp commerciële afspraken ook zijn, als de onderliggende risico’s niet afgedekt zijn, kunnen de gevolgen heel kostbaar zijn. Inkopers geven risicomanagement dan ook een steeds hogere prioriteit. Er is meer aandacht voor leveranciers en dienstverleners die mogelijk in financiële problemen komen door een afnemende vraag, stijgende kosten van grondstoffen en problemen met het krijgen van financiering.

Belangrijker nog zijn de fluctuaties in inkoopprijzen. Inkopers moeten hun inkoopstrategie steeds nauwkeuriger afstemmen op het spel van vraag en aanbod op inkoopmarkten. Hoeveel kopen we van bepaalde onderdelen op basis van harde afspraken ver vooruit? Hoeveel kopen we op basis van tactische, flexibele capaciteitsafspraken? Hoeveel kopen we ‘on the spot’?

Er zijn een aantal procedurele risico’s en inhoudelijke inkooprisico’s te onderscheiden. Procedurele risico’s gaan bijvoorbeeld over de wet- en regelgeving, ondernemingsbeleid en procedurestructuren. Inhoudelijke inkooprisico’s zijn inherent aan het inkoopproces.

• Behoefterisico’s. Hebben betrekking op make or buy-vragen. Hoeveel hebben we nodig? Wanneer is er voldoende budget voor?
• Productrisico’s. Hebben betrekking op de aard van het product of dienst. Standaard of speciaal? Nieuwe aankoop, gewijzigde herhalingsaankoop of een herhalingsaankoop? De risico’s liggen hier in de specificaties van het product, risico’s in het verkeerd gebruik van normeringen, kwaliteitseisen, gebreken en in de gebreken in de functionaliteit van de specificatie.
• Gebruikersrisico’s. Hoe is de ondersteuning en het onderhoud geregeld? Hoe zijn de taken en verantwoordelijkheden verdeeld?
• Marktrisico’s. Deze risico’s hebben betrekking op de economische situatie en de marktontwikkelingen in het land van aflevering, aanschaf en landen van productie/onderaanneming. Hierbij wordt kritisch gekeken naar conjuncturele trends, ontwikkelingen in een branche of bedrijfstak, en de vraag en aanbod.
• Leveranciersrisico’s. Deze hebben te maken met de organisatorische en juridische structuur van de leveranciers, de financiële positie van de bedrijven, hun technische uitrusting, kwaliteitszorg, maatschappelijk verantwoord ondernemen en betrouwbaarheid van hun medewerkers.
• Prestatie- of uitvoeringsrisico’s. Deze manifesteren zich in de wijze van uitvoering van de overeenkomst en de prijs. Hoeveel waar krijg je voor je geld? Andere onderwerpen die hierbij horen zijn de bewaking en evaluatie van prestaties, managementinformatie, facturering en de wijze van betaling. 

Petra Hoffmann geeft in haar scriptie aan de Hanze Hogeschool de volgende definitie voor een inkooprisico: “Een eventueel voorval in verband met inkomende goederen. Dit is veroorzaakt door het falen van individuele leveranciers of de toeleveringsmarkt. Het resulteert in het onvermogen van de afnemer om te voldoen aan klantwensen of in een bedreiging voor de klant van leven of veiligheid.” En over inkooprisicomanagement zegt ze: “Dit is het managen van inkooprisico’s door middel van coördinatie en samenwerking tussen de supply chain partners om winstgevendheid en continuïteit te garanderen.”

De inbedding van risicomanagement in het (tactisch) inkoopproces geeft een organisatie de kans om de inkoopfunctie ‘in control’ te krijgen. Regelmatige bedrijfsbrede audits zijn aan te raden. De inkoopafdeling is bij uitstek de partij die in eerste instantie de inkleuring van de risicoanalyse en beheersmaatregelen in inkooptrajecten voor haar rekening neemt. Dit moet in goed overleg met functiegebieden zoals control, audit en juridische zaken. Mede daardoor kan inkoop fungeren als een gewaardeerde gesprekspartner die meeweegt, analyseert en oplossingen aandraagt om risico’s te vermijden, verminderen of afwentelen.

Bronnen:

• Nevi