Specificeren

Specificeren is de eerste stap in het inkoopproces. Hier draait het om het vertalen van de behoeften van verschillende belanghebbenden naar een probleemstelling waar leveranciers, binnen voor de organisatie geldende randvoorwaarden, een oplossing voor kunnen bieden. Maar al te vaak schetst men hier niet het probleem, maar de gewenste oplossing.

Bij het vaststellen van de specificatie spelen de volgende onderwerpen een belangrijke rol: belanghebbenden en hun belangen, de impact op de perceptie van macht en afhankelijkheid, de kosten van de impact (TCO) en financiële randvoorwaarden (budget, cashflow), marktontwikkelingen, contractmanagementaspecten (sturen, flexibiliteit), beleidsmatige randvoorwaarden (één of meerdere leveranciers, MVO) en ervaringen uit het verleden.